一度退職した従業員が再入社する場合、「勤怠データ（有休付与など）をリセットするか、引き継ぐか」によって設定方法が異なります。まずは以下の表を確認し、どちらの運用にするか選択してください。
どちらの方法を選べばよいですか？
| チェックポイント | パターンA：勤怠データをリセットする | パターンB：勤怠データを引き継ぐ |
|---|---|---|
大きな違い |
別のアカウントを新規作成する | 退職日を消して同じ枠を再利用 |
こんな時に |
定年退職後の完全新規採用など | 嘱託への切り替え、短期の離職など |
有休付与の扱い |
再入社日を基準に0からカウント | 当初の入社日からの勤続年数を維持 |
認証データの扱い |
生体認証やICカードは再登録が必要 | 今までのものがそのまま使える |
【重要】入社日は変更しないでください
同じアカウントのまま「入社日」だけを書き換えると、過去の勤怠データがエラーとなり、誤って削除すると復元できなくなります。 必ず以下のいずれかの手順設定してください。
目次
パターンA：勤怠データをいったんリセットする
新しい従業員として登録する方法です。
手順
設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞［従業員設定］から従業員の新規登録をしてください。（詳細はこちら）。
以前と同じログインIDを使いたい場合
まず旧アカウントの従業員コードを別の番号（例：末尾に_oldをつける等）に変更してから、新アカウントを作成してください。（詳細はこちら）。
※メールアドレスは過去の登録状況にかかわらず、退職前と同じメールアドレスを登録できます。
確認事項
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 有休付与日数 | 再入社日から計上された「勤続年数」を基に、有休付与日数が算出されます。 |
| 自動スケジュール設定 | 自動スケジュール設定を利用している場合、退職前 / 再入社後とも同じ所属と雇用区分に属していれば、入社日以降に自動でスケジュールが反映されます。従業員別自動スケジュール設定を利用している場合、再度のスケジュール設定が必要です。 |
|
（所属別タイムレコーダー） 生体認証 / IC認証 |
認証データの再登録が必要です。 |
|
（所属別タイムレコーダー） ヘルプ登録 |
再度のヘルプ登録が必要です。 |
|
（個別タイムレコーダー） タイムレコーダーURL送信 |
タイムレコーダーURLは同一です。ただし退職前 / 再入社後で「ログインID」が異なる場合、新しいログイン情報を従業員に通知する必要があります（本システムから通知する場合の手順はこちら）。 |
| 従業員画面（タイムカード） | 従業員画面（タイムカード）のURLは同一です。ただし退職前 / 再入社後で「ログインID」が異なる場合、新しいログイン情報を従業員に通知する必要があります（本システムから通知する場合の手順はこちら）。 |
| 従業員データ、勤怠データ | 退職前 / 再入社後の従業員データは別々の従業員アカウントに紐づきます。退職前のデータをを確認する際は、従業員検索で古い方の従業員アカウントを表示してください。勤革時シリーズ「データ分析」をご利用の場合も、同様です。 |
パターンB：勤怠データを引き継ぐ
以前のアカウントをそのまま使い続ける方法です。過去の勤怠履歴と地続きで確認ができるのがメリットです。
手順
設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 対象者の編集 ＞ 「退職日」を空欄にして保存します。
注意点（有休について）
離職期間も勤続年数に含まれます。離職期間中に出勤率を下げたくない場合は、別途「休職用スケジュール」の登録が必要です。
確認事項
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 有休付与日数 |
当初の入社日から計上された「勤続年数」を基に、有休付与日数が算出されます。離職中も「勤続年数」に含まれます。 ※出勤率80％以上を有休付与条件とし、離職中を出勤率に加えない場合は、休職用スケジュールの登録と出勤率の設定が必要です。休職用スケジュールの登録方法についてはこちら、出勤率の設定についてはこちらをご参照ください。 |
| 自動スケジュール設定 | 再設定は不要です。ただし「打刻なし / スケジュールあり：表示する」を設定している場合、離職中に勤務パターンが自動登録されることで、「打刻なし / スケジュールあり」エラーが出ます。再入社後に離職中の勤務スケジュールを削除するか、休職用スケジュールを登録することで、エラーが出なくなります。 |
|
（所属別タイムレコーダー） 生体認証 / IC認証 |
再登録不要です。 |
|
（所属別タイムレコーダー） ヘルプ登録 |
再登録不要です。 |
|
（個別タイムレコーダー） タイムレコーダーURL送信 |
再送信不要です。 |
| 従業員画面（タイムカード） | 再送信不要です。 |
| 従業員データ、勤怠データ | 退職前 / 再入社後の勤怠データは同一従業員アカウントに紐づきます。1人の従業員データとして確認可能です。勤革時シリーズ「データ分析」をご利用の場合も、同様です。 ※「退職日」の削除により、「データ分析」での扱いは「退職者」から「在籍者」に変わります。 |
補足：退職日や再雇用日などを記録したい場合
設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 対象従業員の［編集］＞ 雇用情報［詳細］＞ その他従業員管理コード1と2 に任意の文章を登録できます。
例）2023年5月1日退職、2023年9月1日再雇用
※その他従業員管理コードには50字まで入力できます。この項目はエクスポートメニューより出力できますが、勤怠計算には使用されません。