休暇の有効期限が迫っているときに、
対象従業員と指定した管理者にメール通知できます。
事前設定の方法を解説します。
「メールアドレス検証機能」でメールアドレスが未検証の場合や、有効期限が切れた場合には通知メールが届かなくなりますので、ご注意ください。
「メールアドレス検証機能」について詳細はこちらをご参照ください。
休暇に有効期限が設定されていることが前提です。
有効期限の設定方法はこちらの記事をご確認ください。
1. 設定 ＞ その他 ＞ ［通知設定］ ＞ 画面左上の「休暇失効通知」をクリックします。
2. 以下の項目を設定して［対象選択］をクリックします。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 通知タイミング設定 | チェックをオンにし、通知時刻を設定します。 ※「09:00」「09:30」はサーバー負荷軽減のため選択できません。 ※日本時間にのみ対応しています。日本時間以外のタイムゾーンには未対応です。 |
| 通知1〜3 | 通知するタイミングを設定します。3回まで通知できます。 |
【例】 「有休」 有効期限： 2018 / 10 / 01 〜 2020 / 09 / 30
失効通知は「 30 日前」で設定。
→通知は、2020 / 09 / 01 に届く。
3. 切り替わった画面で、［+新規登録］をクリックします。
4. 以下の項目を設定して［登録］をクリックします。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 対象所属 | 通知を行なう対象の所属を選択します。複数の所属を選択可能です。 |
| 雇用区分 | 通知を行なう対象の雇用区分を選択します。複数の雇用区分を選択可能です。 |
| 従業員へのメール通知 | 従業員へ通知するかどうかを選択します。 |
| 管理者へのメール通知 | 通知を行なう管理者を選択します。複数の管理者を選択可能です。 |
管理者への通知は、［選択］をクリック後すると以下の画面が表示され、
どの管理者へ送るのかも設定できます。通知先の管理者は複数選択可能です。
・管理者に届くメール
・従業員に届くメール
通知対象選択は、複数設定が可能です。
例えば、「管理者への通知は全従業員分送りたい。
しかし従業員本人への通知は特定の所属のみ行いたい」場合、
以下のように設定します。
1. まず、『全従業員分の通知を管理者に送る』ための通知対象設定を行います。
「条件」 ＞ 「対象所属/雇用区分」は「全て」を選択。
この時、「アクション」 ＞ 「従業員へのメール通知」は「通知しない」を選択し、
「管理者へのメール通知」では通知先の管理者を選択します。
2. 次に、『特定の所属の従業員本人へ通知を送る』ための通知対象設定を行います。
「条件」 ＞ 「対象所属」で『特定の所属』を選択。
「アクション」 ＞ 「従業員へのメール通知」は「通知する」を選択し、
「管理者へのメール通知」は先程と同様に通知先の管理者を選択します。
3. 「休暇失効通知対象設定」の画面に戻ると、以下の並び順になっています。
「通知対象設定」は優先度の?上から順にチェックして
従業員の所属・雇用区分が合致したものが適用されます。
そのため、優先度の並び順は、
詳細に設定している「通知対象設定」（例 所属を絞っている、雇用区分を絞っている 等）を
上に移動させる必要があります。
優先度の並び順は、左側にある「 ∧ 」「 v 」で移動できます。
(2)の「 ∧ 」をクリックし移動させ、［優先度を保存］で確定します。