申請 / 承認時にメール通知する方法

従業員が申請 / 申請キャンセルをしたタイミングで管理者にメール通知できます。
また、管理者が申請を承認 / 棄却をしたタイミングで従業員にメール通知できます。
これらの設定方法を解説します。 

目次

• 前提
  • 1. メールアドレスの登録
  • 2. メールアドレスの有効化（メールアドレス検証）
• 設定方法

前提

 
メールアドレスが登録されており、かつメールアドレスが有効化されている

管理者・従業員だけがメール通知対象となります。
なお、メールアドレスの有効化後に有効期限が切れた場合は
メール通知されなくなってしまいますので、再度有効化する必要があります。
 

1. メールアドレスの登録

以下の手順で、管理者や従業員にメールアドレスを登録してください。

管理者のメールアドレス

管理者に、従業員からの「申請」および「申請キャンセル」のメールを送信する際に利用されます。

1. 設定 ＞ 管理者 ＞ 管理者設定 を開き、対象管理者の［編集］をクリックします。

2. 基本情報カテゴリ ＞ メールアドレス を入力して登録します。

従業員のメールアドレス

従業員に、管理者からの「承認」および「棄却」のメールを送信する際に利用されます。

1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、対象従業員の［編集］をクリックします。

2. 基本情報カテゴリ ＞ メールアドレス を入力して登録します。

2. メールアドレスの有効化（メールアドレス検証）

以下のタイミングで、本システムから対象者に「メールアドレス検証のお知らせ」というメールが送信されます。

• 管理者や従業員のメールアドレスを新規登録したタイミングで自動送信されます。
• 管理者や従業員のメールアドレスを変更したタイミングで自動送信されます。
• 有効化したメールアドレスの有効期限は1年間です。有効期限が切れる1週間前に自動送信されます。
• 管理者が、手動でメールアドレス検証メールを送信することも可能です。

対象者がメール内のリンクをクリックすることで、メールアドレスが有効化され、本システムからの各種通知メールが届くようになります。

なお、有効化が完了した後、1年を経過すると有効期限が切れますので、再びメールアドレス検証が必要です（有効期限の1週間前に本システムから自動的にメールアドレス検証メールが送信されます）。対応しないまま有効期限が切れた場合には通知メールが届かなくなります。

詳細はこちらの記事をご参照ください。

設定方法

1. 設定 ＞ その他 ＞ オプション を開きます。

2. 申請承認設定カテゴリ内の「申請承認メール送信機能」で、メール通知したい項目にそれぞれチェックをつけます。

• 承認者に申請・キャンセルのメール通知を行う

• 申請者へ承認・棄却のメール通知を行う

  

3. ［登録］をクリックします。登録完了後の申請や承認などから、通知メールが送信されるようになります。